Privacy
Deze privacyverklaring heeft exclusief betrekking op het sollicitatieproces bij Stichting WIJeindhoven. WIJeindhoven verwerkt gegevens die u in het kader van de sollicitatie verstrekt door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of e-mail met medewerkers van WIJeindhoven. WIJeindhoven verwerkt de door u verstrekte gegevens met uw toestemming voor het in behandeling nemen van uw sollicitatie, waaronder het beoordelen van uw sollicitatie in relatie tot de functie.
In deze privacyverklaring legt WIJeindhoven onder andere uit welke persoonsgegevens door WIJeindhoven in het kader van het sollicitatieproces worden verwerkt, waarvoor deze worden gebruikt, wat de bewaartermijn is en wat u kunt doen om uw rechten uit te oefenen of om vragen te stellen over privacy.
Welke gegevens verwerken wij?
Gegevens die zijn opgenomen in het cv, zoals contactgegevens, opleiding, werkervaring, nevenactiviteiten, burgerlijke staat, nationaliteit, foto’s. Gegevens die op LinkedIn publiek beschikbaar zijn.
Gegevens over arbeidsvoorwaarden, zoals voltijd/deeltijd en salarisindicatie.
Gegevens verkregen tijdens de sollicitatieprocedure, zoals het verloop van de sollicitatieprocedure, informatie verkregen uit sollicitatiegesprekken en/of via eventuele assessments of referenten.
Verwerkingdoeleinden
De hierboven genoemde gegevens gebruiken we voor onderstaande doelen.
Om te bepalen of je bij ons kan en wil komen werken. Zo vergelijken we jouw gegevens met al onze vacature(s) en de daarbij behorende kwalificaties en voorwaarden, kunnen we contact opnemen met jou voor een nadere kennismaking en maken we aantekeningen van onze contacten en/of gesprekken.
Screening. Wij screenen al onze potentiële nieuwe medewerkers. Wij hebben hiervoor een gerechtvaardigd belang omdat screening van onze medewerkers noodzakelijk is om de kwaliteitscertificeringen die wij als organisatie hebben te behouden. In het kader van onze screening kunnen wij contact opnemen met opgegeven referenten en/of opleidingsinstituten. Daarnaast kunnen we je vragen om een Verklaring Omtrent Gedrag als je bij ons in dienst treedt.
Om contact met je te houden. In de eerste plaats houden we uiteraard contact met je over het verloop van de sollicitatieprocedure. Daarnaast kunnen we je ook informatie sturen over onze organisatie in het algemeen of andere vacatures waar jij niet op hebt gesolliciteerd, maar die wellicht interessant voor je kunnen zijn. Als je daarvoor toestemming geeft, houden we jouw gegevens hiervoor een jaar na het eindigen van de sollicitatieprocedure in ons bestand.
Voor het voorbereiden en aangaan van de arbeidsovereenkomst. Als je wordt aangenomen, gebruiken we jouw gegevens om de arbeidsovereenkomst voor te bereiden, op te stellen en met jou aan te gaan. Vanaf het moment dat je bij ons in dienst bent, ben je een medewerker en valt de verwerking van jouw gegevens onder het privacystatement voor medewerkers. Dit privacystatement krijg je als je in dienst treedt en is altijd op te vragen bij de afdeling HR.
Evaluatie van de sollicitatieprocedure. Soms vragen we sollicitanten in een enquête (per e-mail) om hun ervaringen met ons sollicitatieproces. Dit doen we om van jouw ervaringen te leren en zodat we ons sollicitatieproces verder kunnen verbeteren.
Rechten
Onder de AVG heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
Recht op inzage
Recht op rectificatie
Recht op verwijdering van persoonsgegevens
Recht op beperking van de verwerking van uw gegevens
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Recht op bezwaar
Wanneer u gebruik wenst te maken van één van uw rechten, kunt uw hiertoe een verzoek indienen bij de Privacy Officer via de contactgegevens onderaan deze verklaring. Aan de indiener van een verzoek tot inzage wordt kosteloos één kopie van de persoonsgegevens verstrekt. Voor extra kopieën op papier worden administratiekosten in rekening gebracht. Deze bedragen € 0,20 per pagina met een maximum van € 20,00. Eventuele verzoeken zullen wij zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen 1 maand behandelen. Mocht een verzoek vanwege de complexiteit meer tijd kosten, dan informeren wij u hier tevens binnen 1 maand over.
Bij het indienen van verzoeken zullen wij u altijd vragen zich te identificeren. Dit doen we om er zeker van te zijn dat uw gegevens aan de juiste persoon worden verstrekt.
Inzet verwerker
WIJeindhoven schakelt een derde partij (Recruitee) in om haar bij het sollicitatieproces te ondersteunen. Hiervoor verwerkt Recruitee ten behoeve van WIJeindhoven bepaalde gegevens. Mochten wij een assessmentbureau inschakelen, dan stellen wij u daarvan vooraf op de hoogte. WIJeindhoven heeft met Recruitee een verwerkersovereenkomsten gesloten, waarin onder andere wordt verplicht de persoonsgegevens te beschermen en volgens de wet mee om te gaan. Meer informatie hierover vindt u op: https://recruitee.com/terms#dpa.
Bewaartermijn
Als het sollicitatieproces niet heeft geleid tot een aanstelling, zullen wij uw gegevens met uw toestemming 12 maanden bewaren voor eventuele andere functies binnen WIJeindhoven.
Veiligheid, opslag en doorgifte
Uw privacy staat voorop en daarom hebben we passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alleen daartoe geautoriseerde medewerkers uw persoonsgegevens verwerken. WIJeindhoven heeft passende technische maatregelen genomen om verlies van persoonsgegevens door bijvoorbeeld onrechtmatige toegang (zoals hacking, phishing of diefstal) zoveel mogelijk te voorkomen. Uw persoonsgegevens worden alleen op servers opgeslagen die zich in Europese Economische Ruimte bevinden.
Mocht er, ondanks alle getroffen technische maatregelen, toch sprake zijn van een incident/datalek, dan zullen wij zo nodig u en de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) daarover informeren. Daarbij houden wij ons aan de wettelijke voorschriften. Tevens zullen wij alle nodige maatregelen nemen om verdere schade of gevolgen te voorkomen, dan wel te beperken, voor zover wij daar invloed op hebben.
Niet tevreden over de omgang met uw persoonsgegevens?
Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Vindt u dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming via fg@wijeindhoven.nl. U geeft aan waar u het niet mee eens bent. U ontvangt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen zes weken een reactie.
Is volgens u de privacywet niet zorgvuldig nageleefd en komt u er met WIJeindhoven niet uit? Neemt u dan contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit is een onafhankelijke organisatie, die toezicht houdt op een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. Meer informatie leest u op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
Contactgegevens
Voor vragen over en het indienen van verzoeken m.b.t. uw rechten, of over de manier waarop WIJeindhoven met de persoonsgegevens omgaat die de sollicitant aan WIJeindhoven verstrekt in het kader van de sollicitatie, kan contact opgenomen worden met onze privacy officer via privacy@WIJeindhoven.nl.
Voor overig vragen kan contact opgenomen worden met onze afdeling Recruitment via solliciteren@WIJeindhoven.nl.
